درس مفصل في Excel 2007

Excel 2007
Introduction


Microsoft a complètement changé la structure des menus des applications Word, Excel, PowerPoint, Access avec Office 2007. Toutes les commandes sont maintenant structurées dans un menu que Microsoft appelle le « Ruban ». Les commandes sont regroupées sous des onglets et des regroupements de commandes. Ces onglets représentent les étapes de la création d'un document : Accueil, Insertion, Mise en page, Formules, Données, Révision, Affichage, Développeur (si activé). La plupart des commandes qui étaient auparavant sous le menu Fichier sont maintenant accessibles en appuyant sur le bouton Office . À sa droite, il y a aussi la barre de lancement rapide pour les commandes que vous utilisez le plus souvent. Vous pouvez personnaliser cette barre à votre choix. Office 2007 améliore aussi la visibilité des touches raccourcis. Vous pouvez utiliser les touches du clavier pour accéder à toutes les commandes du menu au lieu de la souris. Il suffit d'appuyer sur la touche Alt pour commencer.



Le tableau ci-dessous explique les éléments qu'on retrouve à l'écran.

1) Bouton Microsoft	Ce bouton vous donne accès à la plupart des commandes qui étaient auparavant sous le menu Fichier en plus des options de l'application.
2) Barre d'accès rapide	Vous pouvez placer des boutons de commandes des options que vous utilisez le plus souvent.
3) La barre titre	Permets de gérer l'application dans sa fenêtre. Elle donne aussi le nom de l'application ( Excel ) et du document actuel ( Classeur1 ).
4) Le Ruban	On retrouve toutes les commandes de l'application dans ce menu.
5) Les onglets	Affiche les commandes les plus souvent utilisées. Les onglets regroupent les commandes selon les étapes de réalisation d'un document.
6) Raccourcis clavier	Vous pouvez utiliser des combinaisons de touches pour actives des commandes. Il suffit de commencer avec la touche Alt suivie les lettres ou les chiffres encadrés en dessous des commandes.
7) Regroupement de commandes	Les commandes sont regroupées selon le type d'action que vous désirez activer. Plusieurs ont aussi des options supplémentaires en appuyant sur le boîte de dialogue dans le coin inférieur droit du regroupement.
Boutons commandes	Appuyez sur les boutons pour activer les commandes de votre choix.
9) Indicateur de position	Affiche la position de la cellule active. Peut aussi servir pour donner un nom à une cellule et aussi à se déplacer d'une cellule nommée à une autre.
10) La barre formule	Permets de voir et de modifier le contenu des cellules; que ce contenu soit du texte, des chiffres ou des formules.
11) La cellule active	Permet de sélectionner une cellule, ou un bloc de cellules, pour ensuite changer son contenu, sa présentation, les déplacer, effacer ou plusieurs autres possibilités.
12) La poignée de recopie	Permets de recopier le contenu d'une cellule, une formule ou une série de chiffres ou de titres.
13) Les en-têtes des colonnes et des lignes	Permets d'identifier la position des cellules par rapport à l'intersection avec la lettre de la colonne (A à XFD) et le chiffre de la ligne (1 à 1 048 576)
14) Les onglets des feuilles de calcul	Excel permet d'avoir plusieurs feuilles de calcul dans un même classeur. Les onglets sont utilisés pour identifier chaque feuille. Excel vous permet d'accomplir des calculs en longueur, en largeur et aussi en "profondeur". Il est possible de créer un bloc de cellules provenant de plusieurs feuilles de calcul. Par exemple, la formule suivante pour faire l'addition des chiffres des cellules A1 des feuilles de calcul feuil1 à feuil5: =somme(feuil1:feuil5!A1). Ou l'addition de la cellule A1 de la feuille de calcul actuel avec la cellule B4 de le feuille de calcul feuil2: =A1+FEUIL2!B4. Vous pouvez varier selon vos besoins.
15) La barre de défilement des onglets	Puisqu'un classeur peut avoir plusieurs feuilles de calcul, il est impossible d'afficher tous les onglets en même temps. Cette barre permet donc d'afficher les feuilles de calcul qui ne sont pas visibles à un moment donné.
16) La barre d'état	Permets de voir au bas de l'écran les options qui sont activées.
17) Les barres de défilement horizontal et vertical	Permets de se déplacer horizontalement et verticalement sur une feuille de calcul. Chaque feuille est composée de 16 384 colonnes et de 1 048 576 lignes.
18) Les curseurs de fractionnement	Permets de découper l'affichage en deux horizontalement et/ou verticalement. Ceci permet de comparer des chiffres qui sont éloignés. Par exemple, ceci permet de comparer les chiffres d'un mois avec ceux de l'année précédente.
19) Les colonnes	Chaque feuille de calcul contient 16 384 colonnes nommées de A à XFD.
20) Les lignes	Chaque feuille de calcul contient des lignes numérotées de 1 à 1 048 576.
21) Le pointeur	Permets de sélectionner une cellule, un bloc de cellules, un objet, ou d'activer les options du menu ou les boutons des barres d'outils.
22) Modes d'affichage	Excel offre trois modes d'affichage : normal, mise en page, aperçu des sauts de page.
23) Zoom	Vous pouvez zoomer sur la feuille de calcul pour voir plus de détails ou un plus grand aperçu de votre modèle.
24) Menu contextuel	Menu avec les options les plus populaires appariait lorsqu'on appuie sur le bouton droit de la souris.
25) Mini menu	Mini menu avec les options de présentation les plus populaires apparait en même temps que le menu contextuel.

Le bouton Office Le nouveau menu inclut le bouton Microsoft Office qui remplace le menu Fichier. Il inclut aussi les options spécifiques à Word. La barre d'accès rapide La barre d'outils d'accès rapide permet d'y placer les commandes que vous utilisez le plus souvent pour qu'ils soient plus facile d'accès. Les versions précédentes d'Excel vous permettaient de créer ces propres barres d'outils. Mais cette option n'était pas souvent utilisé. La barre d'y ajouter les commandes que vous utilisez le plus souvent. Pour ajouter ou personaliser une commande à la barre d'accès rapide Appuyez sur le flèche pointant vers le bas situé à la fin de la barre d'outils Accès rapide. Vous pouvez immédiatement sélectionner parmi la liste des commandes souvents utilisées. Vous pouvez aussi décider de placer la barre d'accès rapide au-dessus ou en-dessus du ruban. La barre est plus facilement visible au dessus mais plus proche de votre document en-dessous. Sélectionnez l'option Autres commandes... À partir de la fenêtre des options Excel, sous l'option Personaliser, vous pouvez choisir les commandes que vous désirer ajouter à la barre d'accès rapide ainsi que l'ordre de présentation sur la barre. Sélectionnez la commande de votre choix de la liste des commandes et appuyez sur le bouton Ajouter >>. Appuyez sur les flèches pointant vers le haut ou vers le bas pour déplacer la commande dans la liste des commandes accessibles. Appuyez sur le bouton OK. Le Ruban Office 2007 vient avec une nouvelle structure de menu qui prend en considération les étapes de créations d'un document. Chaque étape se retrouve possède son propre onglet qui regroupe toutes les commandes reliées. Cela prends un certains temps pour ceux qui sont habitués aux dernières versions d'Office à faire la transition au menu de la nouvelle version. Mais ceux qui ont déjà passer à travers dissent qu'ils ne voudraient pas revenir en arrière. Pour aider à la transition, Microsoft à développé des fichiers Excel avec l'emplacement des commandes sous Excel 2003 et où elles se retrouvent sous Excel 2007. Vous trouverez plus d'informations sous l'aide qui est expliqué au bas de cette page ou sur la page Où est la commande. Les onglets C'est sous ces onglets que vous allez retrouver les commandes que vous allez utiliser. Il y a des regroupements de commandes similaires et des options supplémentaires sous le lanceur de boîtes de dialogue. Les onglets complémentaires Microsoft Excel 2007 utilise des onglets pour gérer les commandes utilisés par le programme. Cependant, il faut des onglets complémentaires pour gérer les éléments qu'on peut insérer dans les classeurs tel que des images, des diagrammes, des graphiques et plusieurs autres objets. Par exemple, il faut trois onglets complémentaires pour gérer toutes les options sur les graphiques: Création, Disposition et Mise en forme. D'autres objets que vous pouvez insérer nécessiteront un ou plusieurs onglets complémentaires. Les regroupements de commandes Ce nouveau menu regroupe les commandes similaires. Cela rend plus facile de retrouver la commande recherchée. Remarquez que chaque regroupement a son nom (police dans ce cas) et qu'il y a un lanceur de boîte de dialogue dans le coin inférieur droit du groupe. Les commandes Il s'agit des commandes que vous utilisez pour créer votre modèle. Il peuvent être pour insérer une fonction ou une formule, un graphique, changer la présentation ou permettre d'imprimer parmi plusieurs autres options disponibles. Le lanceur de boîtes de dialogues Même avec cette restructuration des menus, il n'y a pas encore assez d'espace à l'écran pour couvrir toutes les commandes et options disponibles dans l'application. C'est pour cela qu'il existe le lanceur de boîtes de dialogues pour accéder aux commandes les moins souvents utilisées. L'info-bulle Vous pouvez avoir besoin d'aide pour naviguer à travers ces nouveaux menus. Excel 2007 vous offre l'option de l'info-bulle. Une bulle d'aide, avec une courte description de la commande, va apparaître une seconde après que vous ayez mis le pointeur par dessus l'option dont vous désirez plus d'informations. Mini barre d'outils Dans les versions précédentes d'Excel, un menu contextuel apparaissait à chaque fois que vous appuyiez sur le bouton doit de la souris. Excel 2007 offre en plus une mini-barre d'outils pour aider la présentation de votre modèle. Raccourci clavier Voici une option qui était rarement utilisée auparavant mais qui a été grandement amélioré avec cette version d'Excel. Depuis longtemps, vous pouvez utiliserdes raccourcis sur le clavier pour exécuter des commandes. Mais cela n'était pas évident puisqu'il fallait appuyer sur la touche ALT suivi de la lettre souligné de la commande désirée. Mais une lettre soulignée dans un mot est difficile à lire. Mais cela est bien plus facile avec Office 2007 puisque les lettres à choisir sont maintenant dans des boîtes qui apparaîssent en-dessous des comamndes. Après un peu de pratique, vous allez choisir les commandes sans même y penser! C'est l'option la plus sous-estimé d'Office 2007! Vous allez y prendre goût après quelques usages et ne voudrez plus utiliser la souris pour choisir une commande. L'aperçu instantané L'une des belles inovations d'Office 2007 est l'aperçu instantané. Vous pouvez voir le résultat avant de choisir la commande. Cela sauve beaucoup de temps lors de la présentation du document. Les galeries Un autre avantage d'Office 2007 est d'offrir des galeries d'options pour voir un aperçu avant de choisir. Vous pouvez aussi survoler les choix de la galerie et voir l'effet sur votre document grâce à l'aperçu instantané. À l'aide! Liste des commandes ou la page Où est la commande? Aide : appuyez la touche F1. Sélectionnez l'option Nouveautés. Sélectionnez l'option Référence: Emplacement des commandes d'Excel 2003 dans Excel 2007. Assurez-vous que votre ordinateur soit connecté sur Internet. Cliquez sur le lien Classeur de mappage du ruban d'Excel. Appuyez sur le bouton Ouvrir. Appuyez sur le bouton Oui. Excel 2007 va ouvrir avec un classeur avec toutes les options Il y a un onglet pour chaque option du menu. Vous pourrez donc facilement retrouver le nouvel emplacement d'une commande si vous connaissiez l'endroit où il était située auparavant. Sinon, vous pouvez toujours faire une recherche dans le classeur pour retrouver la commande.